1) les navettes
Le numéro indiqué sur le flyer est le mien et servira de point de concentration des appels pour aller chercher les visiteurs, soit à la gare d'Esbly (probablement assez peu), soit à la gare RER du Val d'Europe (exemple précédent de la JPO).
Par rapport à l'effectif disponible le jour J, on avisera pour faire partir les "hommes taxis" à tour de rôle pour éviter que ca soit le même qui se coltine les allers/retours.
Sur les forums et les sites où j'ai commencé à faire la promo de l'événement, j'ai à chaque fois mis mon N° de téléphone comme contact (demande d'infos, appel pour navette). Je vous invite donc à faire de même afin de centraliser les demandes.
S'il y a beaucoup d'allers/retours effectués sur la journée, je demanderais au club de participer à un remboursement partiel ou total liés aux frais d'essence
Des points qui vous semble tordus/à améliorer/etc. ?
2) les repas
Je me propose d'imprimer des tickets du Patient 13, de la même façon que l'année dernière au Mée. C'est efficace en plus d'être amusant
Les différents tarifs que je vous propose:
- café à volonté pour 1€ (on fait une marque de couleur sur le ticket pour le distinguer des tickets repas par exemple)
- le matin, croissants et brioche en libre service au bar (aux frais de R&L)
- le midi, ticket repas à 5€ donnant droit:
* 1 croque salé (tomate/mozza ou jambon/emmental)
* 1 gaufre (sucre, confiture, Nutella)
* 1 canette de sodas ou d'eau minérale (coca, coca zéro, fanta agrumes, Minute Maid orange, petite Evian)
- le soir, ticket repas à 5€ donnant droit:
* soit on refait la même chose que le midi, soit on table sur un buffet tout fait qu'on commande par exemple chez Casino (Esbly), avec quiches, pizzas et tartes sucrées (http://www.traiteur-casino.com/-Pizzas-Quiches-.html). Dans ce cas, on doit à mon avis vendre les tickets non pas 5€ mais 10€ car le coût global sera supérieur avec par exemple ticket à 10€ donnant droit à:
* 4 carrés de pizzas
* 4 carrés de quiches
* 1 part de tarte sucrée
* 1 canette de sodas (idem midi)
En matos, la salle est bien équipée, mais il faudra prévoir des appareils à croques. Quentin et moi en avons un chacun, mais il serait souhaitable d'en avoir 1 ou 2 autres.
3) l'accueil des visiteurs
On pourrait faire un peu comme l'année dernière, à savoir prévoir une table à l'entrée avec les brochures de nos assos, en y ajoutant le questionnaire qu'Anne est en train de faire.
L'équipe des responsables de la journée (Rémy, Seb, Doom, Fryd, Alban et moi) se charge ensuite d'accueillir les visiteurs, de leur présenter les différentes animations prévues, de les orienter vers le point d'inscription aux tables de jdr, vers la table wargame, etc.
Chaque responsable coordonne sa partie jusqu'au soir et le début de la bourse aux scénarios, qui permet aussi à ceux qui n'ont pas pu jouer en journée de s'assoir enfin et de profiter aussi comme les autres.
Anne remet le plus possible de questionnaires, soit à l'arrivée soit au départ des visiteurs, qui seront analysés si possible dans la foulée pour faire un débriefing au plus vite.
Merci par avance de vos remarques, idées, etc.
Le numéro indiqué sur le flyer est le mien et servira de point de concentration des appels pour aller chercher les visiteurs, soit à la gare d'Esbly (probablement assez peu), soit à la gare RER du Val d'Europe (exemple précédent de la JPO).
Par rapport à l'effectif disponible le jour J, on avisera pour faire partir les "hommes taxis" à tour de rôle pour éviter que ca soit le même qui se coltine les allers/retours.
Sur les forums et les sites où j'ai commencé à faire la promo de l'événement, j'ai à chaque fois mis mon N° de téléphone comme contact (demande d'infos, appel pour navette). Je vous invite donc à faire de même afin de centraliser les demandes.
S'il y a beaucoup d'allers/retours effectués sur la journée, je demanderais au club de participer à un remboursement partiel ou total liés aux frais d'essence
Des points qui vous semble tordus/à améliorer/etc. ?
2) les repas
Je me propose d'imprimer des tickets du Patient 13, de la même façon que l'année dernière au Mée. C'est efficace en plus d'être amusant
Les différents tarifs que je vous propose:
- café à volonté pour 1€ (on fait une marque de couleur sur le ticket pour le distinguer des tickets repas par exemple)
- le matin, croissants et brioche en libre service au bar (aux frais de R&L)
- le midi, ticket repas à 5€ donnant droit:
* 1 croque salé (tomate/mozza ou jambon/emmental)
* 1 gaufre (sucre, confiture, Nutella)
* 1 canette de sodas ou d'eau minérale (coca, coca zéro, fanta agrumes, Minute Maid orange, petite Evian)
- le soir, ticket repas à 5€ donnant droit:
* soit on refait la même chose que le midi, soit on table sur un buffet tout fait qu'on commande par exemple chez Casino (Esbly), avec quiches, pizzas et tartes sucrées (http://www.traiteur-casino.com/-Pizzas-Quiches-.html). Dans ce cas, on doit à mon avis vendre les tickets non pas 5€ mais 10€ car le coût global sera supérieur avec par exemple ticket à 10€ donnant droit à:
* 4 carrés de pizzas
* 4 carrés de quiches
* 1 part de tarte sucrée
* 1 canette de sodas (idem midi)
En matos, la salle est bien équipée, mais il faudra prévoir des appareils à croques. Quentin et moi en avons un chacun, mais il serait souhaitable d'en avoir 1 ou 2 autres.
3) l'accueil des visiteurs
On pourrait faire un peu comme l'année dernière, à savoir prévoir une table à l'entrée avec les brochures de nos assos, en y ajoutant le questionnaire qu'Anne est en train de faire.
L'équipe des responsables de la journée (Rémy, Seb, Doom, Fryd, Alban et moi) se charge ensuite d'accueillir les visiteurs, de leur présenter les différentes animations prévues, de les orienter vers le point d'inscription aux tables de jdr, vers la table wargame, etc.
Chaque responsable coordonne sa partie jusqu'au soir et le début de la bourse aux scénarios, qui permet aussi à ceux qui n'ont pas pu jouer en journée de s'assoir enfin et de profiter aussi comme les autres.
Anne remet le plus possible de questionnaires, soit à l'arrivée soit au départ des visiteurs, qui seront analysés si possible dans la foulée pour faire un débriefing au plus vite.
Merci par avance de vos remarques, idées, etc.
